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Guide : Comment rendre son entreprise freelancer-friendly ?

Comme nous l’avons vu dans l’article précédent, 2021 est l’année du freelancing.

Cependant, ce n’est pas parce que le freelance intervient ponctuellement et souvent en remote qu’il ne faut pas soigner sa relation avec lui.

Et oui, travailler avec un freelance demande un peu d’adaptation ! Mais une fois les bonnes habitudes prises, elles se grefferont naturellement à l’ADN de votre entreprise.

Voici un guide pour devenir une entreprise résolument freelancer-friendly avec un récapitulatif des idées à retenir. Nous parlerons notamment d’un métier qui gagne en popularité, celui de Chief Freelance Officer.

Pourquoi est-ce important d’être une entreprise freelancer-friendly ?

#Parce que le freelancing devient la nouvelle norme
#Parce que les entreprises doivent veiller à leur image de marque
#Parce qu’un freelance fidélisé est synonyme de gain de temps
+ Takeaways pour les pressés

Comment être une entreprise freelancer-friendly ?

#Réussir la prise de contact
#Soigner l’onboarding et la collaboration durant le projet
#Pérenniser la relation freelance après la collaboration
+ Takeaways pour les pressés

Le Chief Freelancer Officer : trait d’union entre les 2 mondes

#Pourquoi travailler avec Chief Freelance Officer ? 
#Quelles sont les compétences d’un super Chief Freelance Officer ?
+ Takeaways pour les pressés

Alternative au CFO : les plateformes de freelancing

#Respect du budget 
#Sourcing immédiat
#Évaluations des compétences techniques
#Accompagnement par un CTO  
#Sécurisation du contrat
+ Takeaways pour les pressés

Pourquoi est-ce important d’être une entreprise freelancer-friendly ?

#Parce que le freelancing devient la nouvelle norme

Le freelancing est un mode de collaboration qui tend à se généraliser de plus en plus et ce, pour deux raisons.

La première est le besoin des entreprises d’allier compétitivité avec économie de coûts. En période de crise, elles ne peuvent plus rester immobiles et attendre que la tempête passe. Elles doivent au contraire redoubler d’effort pour repartir plus vite au moment de la reprise.
Or, le freelancing leur permet d’accéder à des compétences spécifiques le temps dont elles ont besoin pour accélérer leur projet.

La seconde raison vient de l’augmentation du nombre de freelances. Ils ne choisissent pas ce statut par défaut, mais bien par envie de choisir les projets auxquels ils participent et d’entrer dans une relation d’égal à égal avec le porteur de projet, et non plus de simple exécutant.

#Parce que ça ouvre la voie à un réseau de spécialistes

Si les entreprises veulent attirer et retenir les meilleurs talents, elles doivent véhiculer une image et des valeurs dans lesquelles les freelances pourront s’identifier et qui leur donneront envie d’en faire partie de façon active.

Si le freelance est satisfait, il vous recommandera tout naturellement auprès de son réseau professionnel. Vous profiterez ainsi d’une publicité positive et gratuite, qui repose sur le témoignage. Or, tous les marketeurs vous le diront, les témoignages authentiques sont de l’or pour un business !
Cet accès à un talent pool qualifié représentera un gain de temps dans la recherche de vos futurs freelances.

#Parce qu’un freelance fidélisé est synonyme de gain de temps

Si le freelance est satisfait de la collaboration, que ce soit sur la nature du projet ou les conditions d’onboarding et d’offboarding, il sera plus à même de privilégier votre demande pour une future mission.

C’est ainsi qu’au fil des projets, vous vous construirez une base de données de freelances, déjà familiers avec votre entreprise, ses équipes et surtout son mode de fonctionnement.

À la mission suivante, vous n’aurez pas besoin de déployer les mêmes efforts de recherches et d’évaluations. Une réunion et/ou un mail détaillé pour les informer des évolutions du projet en leur absence, la composition de l’équipe et la distribution des rôles en guise de rappel suffiront pour les remettre dans le bain rapidement.
Ce gain de temps est aussi bénéfique pour l’entreprise que pour le freelance qui passe alors moins de temps à prospecter mais plus à développer/tester/maintenir/designer et qui trouve un certain confort à arriver dans un projet et un environnement qu’il connait déjà.

À ce propos, comment créer un environnement où le freelance se sentira presque comme chez lui ?

Takeaways pour les pressés :

Faire appel à des freelances est une excellente initiative si l’entreprise manque de temps, de ressources humaines, ou de moyens financiers.
Si elle soigne l’onboarding et l’offboarding, les avantages apportés par le freelancing s’inscriront alors sur le long-terme et se traduiront par :

  • Un gain de temps
  • Une publicité positive
  • L’accès à un réseau de freelances qualifiés

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Comment être une entreprise freelancer-friendly ?

Comme évoqué dans l’article qui présentait 2021 comme l’année du freelancing, le top des développeurs et spécialistes tech ne choisit plus le salariat, mais bien le freelancing. Face à une inversion de la tendance, où la demande dépasse l’offre, l’entreprise doit se démarquer et retenir l’attention du freelance, au risque que ce dernier passe directement au projet concurrent.

C’est pourquoi il est important de soigner sa relation avec le freelance avant, pendant et surtout après la collaboration.

#Réussir la prise de contact

Les freelances d’élite ne manquent pas de sollicitations, bien souvent maladroites il faut l’avouer. Pour ne pas tomber dans cet écueil, il est important de les convaincre de rejoindre le projet dès les premières lignes de présentation.

Étape 1 : Valoriser le projet auquel le freelance contribuera

Pour ce faire, il faut d’abord, et même tout simplement, se montrer très précis sur la description du projet.

Voici une liste non-exhaustive de questions auxquelles vous pourrez répondre au moment de rédiger l’offre afin de nourrir la curiosité du freelance :

  • Objectifs du projet (développer un chatbot, mettre à niveau l’architecture d’un site e-commerce, etc.)
  • Détail des missions du freelance
  • Profil recherché
  • Environnement technologique
  • Durée de la mission, en remote ou non
  • Avantages proposés
  • Composition et organisation de l’équipe
  • Informations concernant l’onboarding
  • Présentation de l’entreprise, ses valeurs, son ADN

Étape 2 : Valider les compétences techniques du freelance avec des tests personnalisés

Que votre projet ait retenu l’attention d’un ou d’une centaine de freelances, il est important de valider la compatibilité entre leurs compétences et le projet proposé grâce à des tests techniques.

Ces tests techniques s’inscrivent dans le prolongement de l’expérience utilisateur que vous êtes en train de présenter à vos candidats. Afin qu’il n’y ait pas de rupture et pour les garder engagés tout du long, il donc important que les tests soient personnalisés selon le projet proposé et les compétences recherchées.

De nombreuses plateformes proposent des tests techniques pour aider les entreprises à évaluer le savoir-faire de leurs candidats. Certaines peuvent également intégrer vos propres questions ou confier la création d’un test dédié à leurs développeurs seniors en interne.

Découvrez dans cet article comment personnaliser vos tests techniques.

Encore une fois, le bénéfice est réciproque : vous, en tant qu’entreprise, avez une garantie supplémentaire quant aux compétences techniques du freelance et ce dernier possède un aperçu concret des missions qui l’attendent.

Étape 3 : Valider les soft skills avec un entretien individuel

Grâce aux tests techniques, vous disposez à présent des meilleurs profils pour votre projet, sélectionnés de façon objective.

Cependant, le succès d’un projet et d’une collaboration fructueuse qui s’inscrit sur le long-terme repose à part égale sur les soft skills. C’est pourquoi il est important de consacrer un court entretien avec chaque candidat. C’est l’occasion de le familiariser avec le projet et d’évaluer son savoir-être en quelques questions.

Dans un souci d’efficacité et d’égalité, je vous recommande faire les entretiens le même jour si possible : ainsi ils se dérouleront dans les mêmes conditions, les profils et les réponses données seront encore frais dans votre esprit et vous pourrez sélectionner dans la foulée celui qui rejoindra vos équipes.

Les candidats qui n’ont pas été retenus cette fois-ci ne doivent pas être négligés pour autant. Vous avez malgré tout passé du temps à les contacter et les évaluer. S’ils n’ont pas été choisis aujourd’hui, peut-être qu’ils pourront rejoindre vos équipes pour un futur projet ?
Pour garder le contact et laisser une image positive, la première chose à faire est d’expliquer pourquoi le freelance n’a pas été retenu et de rester en contact avec lui pour une future mission.

#Soigner l’onboarding et la collaboration durant le projet

L’onboarding est une étape essentielle pour intégrer une nouvelle personne dans votre équipe, qu’il s’agisse d’un salarié ou d’un freelance, à condition d’adapter le process.

Quelques jours avant de travailler avec le freelance, envoyez-lui un mail qui contiendra les informations sur lesquelles il pourra s’appuyer en cas de doute : présentation de l’entreprise ainsi que de son équipe, rôle de chaque membre, planification des principales réunions où sa présence sera requise (cérémonies Scrum par exemple).

La principale erreur que les entreprises commettent est de ne pas donner suffisamment de visibilité sur le projet et la stratégie de l’entreprise. Derrière cela se cache la crainte d’une forme de concurrence déloyale, d’une fuite du savoir qui nuirait à l’entreprise.

Or, si le freelance ne dispose pas de toutes les informations nécessaires, sa réflexion et les moyens qu’il mettra en place seront incomplets, ce qui pourrait susciter de la frustration des deux côtés.

Enfin, le mail d’onboarding peut également servir de rappel concernant les missions attendues de la part du freelance et les objectifs qui lui sont fixés. Le bénéfice est double car cela l’aidera à suivre sa progression et fera office de support lors de l’offboarding.

#Pérenniser la relation freelance après la collaboration

La fin de la collaboration avec le freelance est l’occasion de recueillir son feedback, même si cela a été fait durant le projet, afin d’optimiser en continu la stratégie de freelancing de l’entreprise.
Par exemple, vous pourrez lui demander quels ont été les points forts et les points faibles de la collaboration, ses conseils d’amélioration ou encore s’il recommanderait l’entreprise à son réseau professionnel. Vous pourrez ainsi déterminer s’il s’inscrit comme membre actif de votre communauté de freelances et comment élargir les possibilités de collaboration avec lui.

Nourrir une relation déjà installée prend moins de temps que d’en démarrer une nouvelle à chaque fois. Sans tomber dans le spamming, vous pouvez envoyer de temps à autre un mail de suivi, en soulignant en quoi sa contribution a participé à la réussite du produit.

Si vous êtes satisfait, il ne faut pas hésiter à le faire savoir en laissant un commentaire positif au freelance, que ce soit sur la plateforme de freelancing, son site ou son profil LinkedIn.
Ce témoignage de confiance jouera en votre faveur au moment de lui proposer un nouveau projet.

Bien que le freelancing soit idéal pour répondre à des impératifs de temps, en tant qu’entreprise vous avez tout intérêt à soigner la relation avec le freelance pour aller plus vite sur les missions suivantes. C’est pour cela que d’autres ont choisi de confier cette tâche au Chief Freelance Officer.

Takeaways pour les pressés :

Ne pas confondre rapidité et précipitation : l’onboarding et l’offboarding sont des moments essentiels dans la construction d’une relation sur le long-terme avec un freelance. Si ces étapes sont réussies, elles permettront à l’entreprise de gagner du temps sur les futurs projets qu’elle aura à proposer.

travailler avec un freelance - chief freelancing officer

Le Chief Freelancer Officer : trait d’union entre les 2 mondes

Apparu il y a quelques années, le métier de Chief Freelance Officer devrait également connaître un fort succès cette année.

Trait d’union entre l’entreprise et l’univers du freelancing, le Chief Freelance Officer mérite sa place dans toute entreprise qui décide d’intégrer le freelancing comme l’un des éléments décisifs de sa stratégie.

#Pourquoi travailler avec un Chief Freelance Officer ?

Raison n°1 : connaissances juridiques et administratives

Travailler avec un freelance est synonyme de flexibilité et de rapidité. Cependant, il y a quelques règles à connaître afin que la collaboration se passe dans les meilleures conditions.

La première cause qui peut pénaliser une entreprise est le salariat déguisé. Le statut de freelance se caractérise par l’absence de lien de subordination. Des horaires ou un lieu de travail imposés, des sanctions ou encore la mise à disposition de matériel pourraient amener l’entreprise à requalifier le contrat en CDI.

De plus, l’entreprise doit veiller à répondre à certaines obligations légales avant travailler avec un freelance. Il y a entre autres le contrôle avant engagement, le contrôle de statut et le contrôle des obligations sociales. Ces dernières comprennent notamment l’acquittement des cotisations et des contributions sociales par le freelance.

L’entreprise doit également s’assurer que le freelance est immatriculé au CFE et qu’il s’acquitte de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations sociales si la mission est facturée plus de 5000€.

Raison n°2 : gestion du paiement des missions

Le respect du délai de paiement est le premier jalon d’une relation de confiance. Cependant, le délai peut varier d’un freelance à l’autre. C’est pourquoi il est important d’assurer un suivi minutieux et de se coordonner avec le service administratif et financier de l’entreprise afin que le freelance n’ait pas à réclamer son paiement.

Le délai de paiement le plus souvent appliqué entre une entreprise et un freelance est de 30 jours après facturation. Il peut s’étendre à 45, voire 60 jours après facturation. Cependant, le paiement peut également être échelonné si le freelance le souhaite. Dans ce cas, n’hésitez pas à lui demander un échéancier afin d’optimiser votre organisation. Enfin, le freelance est en droit de fixer le paiement après chaque livrable.

Raison n°3 : gestion du talent pool de freelances

Qu’ils aient été retenus ou non pour un projet, les freelances qui ont a minima fait l’objet d’une évaluation technique et qui ont montré des résultats satisfaisants doivent entrer dans le talent pool de l’entreprise. Ainsi, au moment de faire appel à un freelance, le Chief Freelance Officer disposera déjà d’une liste de contacts qualifiés.

Grâce à une stratégie de communication dédiée et déployée par le Chief Freelance Officer, l’entreprise bénéficiera d’une communauté engagée et active, pour un gain de temps considérable sur toutes les étapes qui précèdent le démarrage de la mission.

Quelles sont les compétences d’un super Chief Freelance Officer ?

Le métier de Chief Freelance Officer est avant tout la somme de plusieurs expériences professionnelles. Il peut s’agir d’un Talent Advocate, d’un spécialiste RH ou tout simplement d’un ex-freelance.

Le Chief Freelance Officer peut également être un passionné des technologies. Ses compétences techniques feront la différence au moment d’évaluer le savoir-faire et le savoir-être des candidats et de recueillir les besoins internes en freelancing.

#Connaisseur des particularités du contrat et des modes de facturation en freelancing

Avant de travailler avec un freelance, le Chief Freelance Officer devra s’assurer que l’entreprise répond aux obligations légales propres au freelancing. En outre, il veillera également au respect du délai de paiement.

#Pro de la communication

Pour garantir le succès d’un projet, le Chief Freelance Officer doit sensibiliser ses collègues aux bonnes pratiques de collaboration avec un freelance. Il doit également être en mesure de comprendre les différents métiers, recueillir les besoins des équipes internes pour leur proposer le profil adéquat. Le Chief Freelance Officer met également en place une stratégie de communication pour construire, animer et fidéliser une communauté de freelances.

#Organisé

Parce qu’il doit orchestrer le bon déroulement de la collaboration entre les équipes internes et le freelance, le Chief Freelance Officer doit faire preuve d’un solide sens de l’organisation.
Sa mission : veiller à ce que la collaboration se déroule de la façon la plus fluide possible.

Le Chief Freelance Officer joue un rôle stratégique dans la gestion du sourcing et du nurturing des freelances. Bien sûr, il faut que l’entreprise s’appuie en grande partie sur eux pour l’aider à accomplir ses objectifs afin de rentabiliser son investissement dans la création ou l’adaptation de ce poste.

Bien que le collaborer avec des freelances tende à devenir la nouvelle norme au travail, encore une grande partie des entreprises fait appel à eux de façon ponctuelle pour répondre à un besoin immédiat.
Dans ce cas, comment peuvent-elles s’assurer de réunir toutes les conditions pour travailler de façon efficace avec un freelance, sans impacter la charge de travail de son équipe ?

Takeaways pour les pressés :

Le Chief Freelance Officer a pour mission de créer, d’animer et d’engager une communauté de freelances afin d’optimiser la sélection à chaque création de mission.
Doué en communication et organisé, il connaît également les spécificités juridiques qui caractérisent la collaboration avec un freelance et de ce fait, il veille à ce qu’elles soient respectées par les deux partis.

travailler avec un freelance - plateforme de freelancing

Alternative au CFO : les plateformes de freelancing

Il existe de nombreuses plateformes de freelancing qui se différencient par les services proposés ou encore les compétences des freelances qu’elles réunissent.
Grâce à cette diversité d’offres, vous pourrez se tourner vers la plateforme la plus pertinente pour répondre à vos besoins.

Aperçu des principaux avantages à passer par une plateforme si vous souhaitez travailler avec un freelance.

#Respect du budget

Que vous soyez un grand groupe ou une startup, le coût de la main-d’œuvre et le budget à allouer sont au cœur de la stratégie.

En outre, certaines entreprises se tournent vers le freelancing car elles peuvent manquer de :

  • Moyens financiers pour recruter un salarié
  • Visibilité sur s’engager dans un contrat à long terme
  • Compétences spécifiques pour accélérer ou débloquer un projet de façon ponctuelle

En choisissant le freelancing, vous élargirez votre talent pool, qui ne se limite plus à votre zone géographique. Par exemple, vous pourrez travailler avec des spécialistes en Europe de l’Est, tout aussi qualifiés que les ingénieurs de la Silicon Valley mais qui affichent des tarifs bien moins élevés.

En ayant accès au TJM (tarif journalier moyen), les entreprises peuvent comparer les différents profils pour sélectionner ceux qui représenteront pour elles le meilleur rapport compétences-tarif.

#Sourcing immédiat

Les plateformes de freelancing comptent pléthores de travailleurs indépendants. La majorité d’entre elles réunissent les métiers issus du digital : développeurs, Community managers, spécialistes SEO/SEA, etc. De plus en plus, on y retrouve des métiers qui contribuent à façonner la stratégie de l’entreprise. Citons par exemple les coachs Agile, les consultants en Growth Hacking, les Product Managers ou encore les chefs de projet.

D’autres plateformes choisissent de se spécialiser dans un domaine de compétence spécifique, tel que le développement informatique, le design ou la production de contenu.

Grâce aux plateformes de freelancing, vous pourrez concentrer vos efforts sur une poignée de sites pour sélectionner les freelances dont vous avez besoin et gagner ainsi un temps considérable sur le sourcing.

#Évaluations des compétences techniques

L’évaluation des compétences de certains métiers, comme le design, la production de vidéo ou de contenu est relativement aisée. L’entreprise peut s’appuyer sur le portfolio ou créer des tests adaptés assez facilement.

Mais ça se complique lorsqu’il s’agit d’évaluer les compétences d’un développeur, d’un testeur ou d’un Product Manager. Si leurs expériences professionnelles témoignent de leur savoir-faire, l’entreprise doit s’assurer que le freelance choisi s’adaptera rapidement à un nouvel environnement technique et qu’il maîtrise effectivement les outils et les logiciels requis.

Pour cela, je vous recommande de créer vos propres tests techniques selon la mission proposée et de les envoyer aux candidats freelances afin de retenir celui qui obtient les meilleurs résultats.

Si vous manquez de temps, d’outils ou de compétences pour créer vos tests techniques, n’hésitez pas à vous appuyer sur un logiciel ou une plateforme qui propose des évaluations de compétences techniques en ligne et prêtes à l’emploi. En quelques minutes, vous sélectionnez les tests qui correspondent aux compétences recherchées, ainsi que le niveau de de maitrise requis.

Découvrez comment les outils d’évaluation de compétences techniques en ligne peuvent vous aider à optimiser votre processus de sélection de freelances tech.

D’autres plateformes proposent de tester systématiquement les freelances dès qu’ils s’y inscrivent. De cette façon, les entreprises sélectionnent des spécialistes déjà évalués et certifiés par la plateforme, en qui ils peuvent avoir 100% confiance pour mener à bien la mission proposée.

#Accompagnement par un CTO

La majorité des plateformes s’appuie sur un fonctionnement de mise en relation entre les freelances et les entreprises. Or, des entreprises peuvent avoir besoin de conseils, de recommandations venant d’un spécialiste tech quant au profil à rechercher et les compétences qu’il devrait avoir au vu des objectifs de l’entreprise.

Pour répondre à leurs questions, certaines plateformes proposent un accompagnement technique par leur CTO ou expert tech. Ce service est facturé ou non selon les plateformes.

Pour choisir la plateforme de freelancing la plus adaptée à vos besoins, voici un comparatif qui détaillent les différents services proposés.

#Sécurisation du contrat

L’un des principaux avantages à passer par une plateforme de freelancing est la possibilité de déléguer la gestion administrative à cette dernière. Il ne s’agit plus alors d’une plateforme de mise en relation mais d’une plateforme d’intermédiation.

Concrètement l’entreprise, la plateforme d’intermédiation et le freelance signent un accord tripartite : la plateforme prend alors en charge le contrat, la vérification des obligations du freelance, la facturation et le paiement du freelance.

Cette solution est la plus complète et la plus adaptée aux besoins des entreprises puisque ces dernières se concentrent pleinement sur la réalisation du projet en collaboration avec le freelance.

Takeaways pour les pressés :

Le premier avantage des plateformes de freelancing est l’accès immédiat à une très grande base de données de freelances à travers le monde. L’entreprise gagne ainsi du temps mais aussi de l’argent en élargissant son champ de recherches.

Selon ses besoins, elle pourra faire appel à une plateforme de mise en relation ou une plateforme d’intermédiation. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les plateformes d’intermédiation ne sont pas plus chères que les plateformes de mise en relation.

Quelle que soit leur taille ou leur niveau de maturité digitale, toutes les entreprises peuvent être freelancer-friendly grâce à des solutions adaptées et qui évoluent en fonction de leurs besoins.

Vous avez un projet de freelancing ? Discutons-en !

J’aimerais travailler avec des freelances

 

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